Memahami Faktur dan Fungsinya Untuk Bisnis Anda

Berbicara mengenai pengertian faktur tentunya tidak bisa dipisahkan dari urusan keuangan suatu perusahaan. Bagaimanapun, hubungan keuangan adalah bagian integral dari menjalankan bisnis. Ini berisi berbagai deskripsi lalu lintas dana, di mana faktur adalah salah satu instrumen yang tercatat di dalamnya.

Lalu apa sih yang dimaksud dengan invoice itu sendiri? Apa yang Anda lakukan untuk sebuah perusahaan? Anda akan mengetahuinya dengan menyimak uraian di bawah ini.

Pengertian faktur

Secara umum, pengertian faktur secara luas dipahami sebagai dokumen yang membuktikan suatu transaksi. Berisi daftar pengiriman beserta kuantitas, spesifikasi, kualitas, dan harganya. Tak jarang, invoice juga memuat identitas singkat pihak-pihak yang terlibat dalam transaksi.

Pada dasarnya penjual dan pembeli harus memiliki bukti transaksi masing-masing. Oleh karena itu, faktur biasanya diterbitkan dalam rangkap dua atau rangkap tiga, sehingga masing-masing pihak yang bertransaksi mendapat salinan faktur tersebut.

Komponen faktur

Definisi faktur di atas telah memasukkan sejumlah elemen yang merupakan komponen dari faktur. Namun, pada dasarnya tidak ada bentuk atau formula standar untuk faktur. Hal ini dikarenakan setiap perusahaan menerapkan sistem kerja dan pelayanan yang berbeda. Oleh karena itu, ini juga akan menentukan metode pembayaran dan transaksi.

Namun, secara umum, masih ada komponen “langganan” yang akan selalu disertakan dalam faktur. Komponen yang dimaksud terdiri dari:

• Nomor faktur untuk referensi mudah.
• Identitas penjual beserta alamat dan nomor kontaknya.
• Tanggal Faktur, yaitu waktu jatuh tempo transaksi atau tagihan pembelian secara kredit.
• Kondisi pembayaran yang dihasilkan dari kesepakatan antara para pihak yang bertransaksi.
• Nama, jenis dan spesifikasi produk.
• Harga satuan, jumlah produk dan total pembayaran yang akan diterima.
• Informasi tentang pengiriman dan penanganan barang, serta pajak pembelian.

Jenis faktur:

Secara umum, ada dua jenis faktur yang biasa digunakan dalam bisnis. Pertama, faktur komersial dan kedua, faktur pajak. Setiap jenis faktur kemudian dibagi lagi menjadi beberapa kelompok. Berikut adalah deskripsi singkat.

Faktur komersial

Definisi faktur yang Anda lihat dari awal mendefinisikan faktur komersial. Dokumen ini dikeluarkan pada saat terjadi transaksi barang atau jasa. Nah, berdasarkan fungsinya, faktur komersial dibagi lagi menjadi tiga jenis, yaitu:

Faktur biasa

Juga dikenal sebagai invoice atau invoice lengkap, invoice ini berisi sejumlah informasi sederhana tentang transaksi, termasuk tanggal transaksi, jenis barang, unit, harga, dan total pembayaran. Biasanya, jenis faktur ini juga menyertakan informasi kontak penjual dan pembeli.

Faktur proforma

Tidak seperti faktur biasa, faktur pro forma biasanya dikeluarkan pada saat pemesanan. Faktur jenis ini bersifat sementara karena dicetak sebelum tagihan dibayar dan barang dikirim. Ketika proses transaksi telah selesai, pro forma diganti dengan invoice biasa.

Faktur Konsuler

Sama seperti faktur biasa, namun persoalannya khusus untuk pengiriman barang antar negara. Beberapa negara yang membutuhkannya adalah Australia, Nigeria, Selandia Baru, Myanmar, Irak, Ghana dan negara-negara Amerika Selatan.

Perusahaan dapat memperoleh invoice konsuler melalui konsulat negara tujuan barang, setelah lulus proses sertifikasi. Ini digunakan untuk mengumpulkan pajak dan bea masuk dalam transaksi ekspor dan impor. Selain berisi daftar kiriman, faktur konsuler juga memuat informasi identitas pengirim dan penerima.

Faktur pajak

Faktur Pajak adalah dokumen bukti penyerahan Barang/Jasa Kena Pajak (BKP/JKP) oleh Pengusaha Kena Pajak (PKP) dalam suatu transaksi. Pengusaha menerbitkan faktur pajak ketika mereka menjual barang atau jasa kena pajak, untuk menunjukkan pengiriman pajak kepada pembeli.

Terdiri dari dua macam. Pertama, Faktur Pajak Keluaran yang telah diisi oleh penjual (PKP) untuk diserahkan kepada pembeli barang (BKP). Kedua, Faktur Pajak Masukan yang diperoleh pembeli dari penjual, keduanya PKP.

Fungsi faktur

Dengan mengacu pada pengertian invoice yang telah dijelaskan di atas, tentunya Anda dapat melihat bahwa invoice merupakan faktor penting dalam kegiatan bisnis. Selain itu, wawasan transaksi pada faktur memiliki sejumlah manfaat bisnis, seperti:

• Melacak detail produk masuk dan keluar.
• Lacak aliran dana yang masuk dan keluar dari hasil transaksi, beserta SPT Anda.
• Berfungsi sebagai kontrol dan referensi untuk laporan keuangan yang komprehensif.
• Referensi lengkap pada beberapa kasus transaksi.
• Referensi untuk transaksi lain, seperti penjualan kembali.
• Berguna bagi pembeli untuk menyampaikan keluhan terkait transaksi.
• Informasi tentang hutang dan piutang perusahaan.

Cara membuat faktur

Saat ini terdapat alternatif faktur baru dalam format elektronik (electronic invoice). Ini memberikan banyak kemudahan, seperti menyortir, memeriksa, mencetak, mengumpulkan data, penyimpanan yang tahan lama.

Untuk mempermudah bisnis Anda, Midtrans sebagai solusi transaksi digital hadir menyediakan layanan e-invoicing. Melalui pilihan produk Payment Link Midtrans, Anda dapat membuat invoice komersial untuk bisnis Anda hanya dengan beberapa klik.

Meski belum familiar dengan teknologi ini, layanan Payment Link Midtrans akan memastikan proses pembuatan invoice terhindar dari masalah yang dapat menghambat transaksi. Saat terjadi masalah, Anda dapat dengan mudah melacak dan memeriksa detail faktur, bahkan dalam hal pengembalian uang pembayaran.

Cara menggunakan produk Midtrans Payment Link sebenarnya cukup sederhana, karena Anda hanya perlu membuat akun di Midtrans. Berikut langkah-langkah detailnya:

1. Buka website Midtrans atau install aplikasinya di smartphone kamu. Kemudian, temukan tombol “Daftar Sekarang”. Klik dan ikuti petunjuk selanjutnya sampai selesai.

2. Masuk ke dashboard Midtrans Anda. Pilih menu Payment Link, masukkan informasi pembeli dan produk beserta harga yang dibeli.

3. Jangan lupa untuk mengatur jumlah maksimum tautan yang digunakan dan tanggal kedaluwarsa, untuk mempermudah pengelolaan inventaris dan menghindari risiko penipuan.

4. Klik Buat Tautan Pembayaran. Tautan pembayaran berhasil dibuat. Kini saatnya membagikannya melalui email, media sosial, atau aplikasi chat. Atau integrasikan di situs web atau aplikasi Anda.

5. Setiap kali pembayaran terjadi, Anda akan secara otomatis menerima email pemberitahuan.

Demikian pembahasan mengenai pengertian invoice, komponen, jenis, fungsi dan cara pembuatan invoice. Dengan menggunakan Midtrans, Anda tidak hanya akan lebih mudah untuk membuat invoice, tetapi Anda juga akan memberikan keleluasaan kepada pelanggan melalui berbagai metode pembayaran yang Anda berikan.

Sistem yang aman dengan cara yang mudah, tentunya Anda dan pelanggan akan sama-sama puas. Benar?